Comment fonctionne un logiciel GED ?
Le logiciel de gestion électronique des documents (GED), parfois appelé logiciel de gestion de documents, est une solution rentable pour améliorer le stockage, la gestion et le suivi des documents relatifs aux processus commerciaux quotidiens. Un logiciel de GED permet d’accroitre la productivité en entreprise et de mettre fin aux erreurs humaines liées à la redondance des tâches dites « non valorisantes ». Mais un logiciel de GED c’est encore bien plus que tout cela, explications :
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Les nombreux avantages d’un logiciel de GED
Après une courte phase de prise en main, souvent suite à une formation, vous pourrez utiliser aisément votre logiciel de ged et commencer à gagner du temps ! Quel que soit le secteur d’activité, le logiciel GED peut être personnalisé pour répondre aux besoins spécifiques de votre organisation en matière de gestion documentaire.
Conversion numérique sans effort
Le logiciel GED transforme rapidement vos documents papier en informations numériques qui peuvent être partagées, exploitées et gérées avec une efficacité bien plus grande.
Accès immédiat à l’information
Gagnez un temps précieux en donnant à votre personnel un accès immédiat à l’information sur le web, de n’importe où et à tout moment, grâce à un référentiel centralisé de tous les contenus de votre entreprise.
Recherche et récupération puissantes des documents
Utilisez des outils de recherche flexibles pour localiser des documents en utilisant n’importe quelle combinaison de mots clés, de phrases, d’adresses et autres. Avec le logiciel GED, la récupération de documents numériques est facile et simplifie le quotidien en entreprise. Il permet de trouver chaque fichier qui correspond à vos critères de recherche, comme sur Google.
Amélioration de la collaboration entre les équipes
Augmenter la collaboration avec les collègues au bureau ou en dehors du bureau grâce à une plateforme web qui comprend l’acheminement des documents et la notification par courrier électronique.
Gestion des documents et protection des données
Sécurité renforcée des documents
Protégez vos dossiers grâce à un modèle de sécurité granulaire qui contrôle l’accès aux informations, tout en suivant les utilisateurs qui ont consulté ou modifié un document.
Des passerrelles vers des logiciels tiers (ERP, Chrorus etc.)
Un outil de GED digne de ce nom propose ce qu’ils appellent une « passerelle » vers les logiciels métiers (compta, RH etc.) afin d’assurer un véritable gain de temps et d’éviter de d’avoir à entrer des écritures plusieurs fois pour un même document.
Réduction des besoins de stockage
Éliminez les coûts de stockage hors site et faites un meilleur usage de votre espace de bureau en supprimant les systèmes de classement sur papier.
Saisir les données de gestion des documents
Protégez votre organisation grâce à des pratiques de conservation des dossiers bien établies qui garantissent que vous êtes toujours en conformité avec les mandats réglementaires du gouvernement.
Processus d’entreprise définis
Assurez-vous que vos politiques et procédures sont respectées en développant des flux de travail automatisés qui définissent le déroulement des processus tout en notifiant les utilisateurs des actions requises et en assurant le suivi des activités connexes.
Gestion des documents via la RAD/LAD
Un logiciel de GED dispose, souvent, d’un outil de RAD/LAD (Reconnaissance automatique des documents et lecture automatique des documents) qui permet justement de faciliter l’intégration des documents numérique au logiciel.
Planification de la reprise après sinistre
Grâce à la sécurisation numérique de vos documents, il est facile de les protéger contre le vol, les incendies ou les catastrophes naturelles, tout en garantissant la continuité des activités.
Bien sûr, il existe différents logiciels de GED sur le marché. Le plus connu, Zeendoc, est 100% français et concerne déjà un grand nombre d’entreprises type TPE-PME. Gain de temps et donc gain d’argent, un logiciel de gestion de document numérique accroit considérablement la productivité
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